アジェンダとは?書き方とメリット・デメリットを解説!

最近「アジェンダ」という言葉を耳にすることがありませんか?外資系企業やIT企業でよく使われる言葉ですが、新卒や他者から転職した人は意味が分からないかもしれません。

仕事で「アジェンダ」という言葉が出てきても意味が分からないと、人に聞きづらいかもしれません。そのような時に人に聞かなくてもすぐに対応できるように、言葉の意味や、書き方を知っておいた方が良いでしょう。

この記事では、「アジェンダ」の意味や目的、メリット・デメリットについて解説します。

仕事で「アジェンダ」を作ることを頼まれることがあるかもしれないので、書き方や項目も解説します。

会議で使用する「アジェンダ」とは

「アジェンダ」は、実現するべきプランや計画を意味する言葉で、仕事では議題や会議で話し合うテーマ、それらを表でまとめたものを指すことが多いです。

事前に内容をまとめて参加者にあらかじめ共有し、会議を効率的に進める目的があります。ではアジェンダにはどのような項目を書くのでしょうか。

アジェンダの書き方

アジェンダには以下のような項目を書き込みます。

  • 会議名
  • 日時
    始まりの時間だけでなく、終わりの時間も明確にします。
  • 場所
    参加者が間違えないように、わかりやすく指定します。参加者参加者の役職や所属先も書いておくと分かりやすいです。
  • 会議の目的
    その会議で何を解決したいのかを明確にします。
  • 配布資料
    参加者が資料を全て配られているか確認できるようにします。
  • 議題の順序、時間
  • メモ
    参加者がメモを取れるスペースも確保しておきます。参加者全員に誤解のないよう、分かりやすく書くことがポイントです。

 

では、アジェンダを書くとどのようなメリットがあるのでしょうか。

アジェンダのメリット

アジェンダを作ることには、以下のようなメリットがあります。

  • 会議の目的が明確になる
  • 時間を有効に使える
  • 意見交換がスムーズになる

それぞれのメリットについて解説していきます。

会議の目的が明確になる

アジェンダで会議の内容を参加者に伝えることで、会議の目的が明確になります。

事前に共有しておけば、全員が共通意識を持つことができます。

会議の参加者の役職や忙しさは様々です。多くの会議に参加している人や、急に会議に呼ばれた人など、状況が異なる人たちの頭の中を整理することが重要です。

アジェンダを共有しておけば、全員が同じ目的を持って会議に参加することができます。

時間を有効に使える

事前に会議の内容を共有することで、話し合いや意思決定がスムーズにできます。

時間配分や優先順位をあらかじめ決めておくと時間を有効に使えるので、会議の生産性が高まります。会議が長引いたり無駄な時間を過ごすことがなくなり、会議の参加者の貴重な時間を奪うこともなくなります。

意見交換がスムーズになる

あらかじめ議題を共有しておくことで、事前に自分の意見を考える時間ができます。

自分の考えが明確になってから会議に参加するので、発言する人が偏ることがありません。

会議の前に自分が何を言うかを決めておけばスムーズに意見交換ができます。

アジェンダのデメリット

アジェンダを作ることにはメリットが多いですが、以下のようなデメリットもあります。

  • バイアスがかかる
  • やらされている感
  • 事前に決めるのが難しい

それぞれのデメリットについて解説します。

バイアスがかかる

アジェンダは会議参加者の一部だけが作ります。そのため多数の意見を取り入れることができず、会議の内容がアジェンダを作った人の意見に偏る可能性があります。

議題にバイアスがかかるので、アジェンダの内容以外は排除され会議で話し合われなくなってしまいます。

やらされている感

アジェンダを作るということは、会議の内容が一部の人に決められることになります。

何を解決すべきか、会議で何を話すかを自分で決められないので、やらされている感覚になる出席者もいるかもしれません。

事前に決めるのが難しい

そもそも会議の内容を事前に話し合わずに決めることが難しいです。

会社の経営や業績アップなど、難しい問題は様々な要素が関わっていて複雑なことが多いです。何について話し合えば問題解決につながるか、事前に分からないことも少なくありません。

このように、事前に会議の内容を決めることにはデメリットも考えられます。一部の人だけでアジェンダを作って内容が偏らないよう、多様な意見を取り入れつつ議題を決めた方が良いでしょう。

まとめ

アジェンダは、会議の内容を事前に表にまとめたものです。

時間の有効利用やスムーズな意見交換などのメリットがありますが、事前に決めるのが難しくバイアスがかかるというデメリットもあります。

アジェンダの作成は一部の人だけで短時間で済ませるのではなく、なるべく多様な意見を取り入れてよく考えてから決めるのが良いでしょう。

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